HR
Онбординг: ошибки, идеи и решения
От первых шагов сотрудника на новом месте зависит не только то, как быстро он вольётся в коллектив, но и то, как долго будет приносить пользу компании. Есть информация, что при неудачном онбординге около 50% сотрудников в течение полугода уходят в другую компанию.
Онбординг (onboarding) — адаптация новых сотрудников или организационная социализация. Внедрение, цель которого помочь новичкам приобрести все необходимые знания и умения, чтобы стать полноценными членами организации и инсайдерами.
Онбордингом также называют начальную стадию отношений между компанией и клиентом. В связи с этим выделяют понятие HR-онбординг, хотя суть едина — помочь "освоиться на борту", сделать все возможное, чтобы адаптация прошла как можно быстрее и комфортнее, чтобы новоприбывший был хорошо принят и задержался надолго.
Познакомьте сотрудника с командой и корпоративной культурой
HR-онбординг сегодня стал популярным трендом, который включает в себя разнообразные корпоративные мероприятия для сотрудников, которые только начинают свою карьеру в организации.

Онбординг персонала часто трактуется не совсем верно. Многие считают, что это только ознакомление с рабочими процессами, командой и своими задачами, но онбординг включает в себя также и знакомство с корпоративной культурой и налаживание эффективного взаимодействия с командой.

От первых шагов сотрудника на новом месте зависит не только то, как быстро он вольётся в коллектив, но и то, как долго будет приносить пользу компании. Есть информация, что при неудачном онбординге около 50% сотрудников в течение полугода уходят в другую компанию.
Ключевые составляющие онбординга
В западных компаниях процесс идеального онбординга включает такие составляющие:
1
Дать новому сотруднику общее представление о структуре и культуре компании ещё в процессе найма. Принимая решение о выборе работодателя, сотрудник должен чётко осознавать, куда идет.
2
Сделать первый день сотрудника на работе особенным, чтобы это запомнилось ему навсегда.
3
Разработать программу ориентирования человека в новой среде и следовать этой программе.
4
Установить чёткие временные рамки для каждого шага адаптации и придерживаться их.
5
Поддерживать нового сотрудника при возникновении трудностей и проблем, не оставлять его наедине с трудностями.
6
Интересоваться успехами нового сотрудника и оказывать ему моральную поддержку.
7
Согласовать планы онбординга с ЛПР компании.
8
Уделять внимание процессу онбординга новых сотрудников на совещаниях.
9
Отслеживать прогресс и своевременно реагировать на возникающие проблемы соответствующими мероприятиями для сотрудников.
Основные ошибки при онбординге
Полезно узнать об ошибках онбординга. Перечень основных факторов прекращения сотрудничества с компанией в первые месяцы подготовила команда Bamboo HR на основе своего исследования. Самые частые ответы опрошенных:
Изменилось отношение к выполняемой работе.
Не сошлись мнениями о выполняемой работе с прямым начальником.
Условия труда не соответствуют ожидаемым.
Недостаточно обучения.
Скучно.
Недостаточно ощущения нужности.
Недостаточно навыков для выполняемой работы.
Слишком сложная работа.
Как видим, ряда пунктов могло бы не быть, если бы в компании проводились тренинги для коллектива, и в частности, обучение новых сотрудников. Это исследование помогает сделать выводы: своевременное обучение поможет избежать сразу трёх причин преждевременного схода с дистанции новых сотрудников. Важно принимать подобное ко вниманию, поскольку неграмотный онбординг приносит вред компании. Речь не только о дополнительных затратах на подбор персонала, но и о репутационных потерях.

Результаты исследования подсказывают также, в каком направлении следует решать вопрос обучения. Не стоит недооценивать менторство, коучинг и командообразующие мероприятия для коллектива.
56% опрошенных уверены, что наличие ментора, коуча, наставника или человека, с которым можно было бы сразу дружить и советоваться, помогло бы избежать разочарования.
При необходимости обучение поможет приобрести опыт использования всех инструментов, необходимых для работы и взаимодействия с командой. Периодически проводимые мероприятия для сплочения коллектива ускорят адаптацию. Если всего этого не учесть, велика вероятность увольнения нового сотрудника в ближайшее время.

Выше уже говорилось, что около 50% сотрудников при неграмотном онбординге увольняются в течение полугода. 30% из них — в течение 45 дней с момента первого выхода на работу в компании. Есть над чем задуматься.
В то же время в 69% случаев правильный онбординг даёт шанс задержать сотрудника в компании как минимум на ближайшие 3 года. Для этого нужно не допускать таких ошибок:
1. Недооценивание. Не откладывайте планирование обсуждений с участием нового сотрудника, составьте список встреч заранее. Новенький поймёт, как он важен и нужен в компании.
2. Обман и недосказанность. Не умалчивайте о некоторых составляющих должности. Все роли и обязанности озвучиваются в ходе онбординга или даже ещё на собеседовании.
3. Процесс на самотек. Не забывайте контролировать процесс онбординга. Не отпускайте процесс «на самотек». Организуйте встречи один-на-один после окончания каждого этапа онбординга. Обеспечьте новичку помощь и поддержку, в которой он должен быть уверен.
4. Отсутствие компании для новенького. Новичка нужно обеспечить компанией — наставником, помощником, приятелем. Быть одному в неизвестности — серьёзное испытание и некомфортное состояние для человека. Поэтому многие западные предприятия практикуют onboarding buddies — к новичкам «приставляют» людей, помогающих в адаптации.
5. Обычный день для новенького. Первый день на работе должен запомниться новичку. Небольшой подарок, мини-вечеринка, позитивная активность — это поддержка, которая поможет получить новичку запас оптимизма для непростого этапа адаптации.
6. Держать новичка в неведении. Информируйте новенького о предстоящих событиях в компании и с его участием, чтобы он мог подготовиться.
7. Не знакомить новичка с ЛПР. Познакомьте новеньких с руководителями и отделами. Можно пройтись по отделам и представить нового сотрудника. Помогите новичку наладить первые контакты с ключевыми фигурами предприятия, если его должность предполагает взаимодействие с ними.
8. Слишком короткий курс онбординга. Этап адаптации занимает время, не стоит втискивать весь процесс в один рабочий день.
9. Не контролировать первые шаги. Держите под контролем первые шаги новичка и помогайте ему справляться с трудностями.
10. Отсутствие обучения. Проводите мини-обучения уже в первые дни. Знакомьте новичка с процессами, процедурами, чтобы он мог выполнять свои первые задачи согласно существующим в компании стандартам. Обучение можно совместить с выполнением первых задач.
Уместными на этапе онбординга будут тимбилдинги, формы деловых игр на знакомство и сплочение — это поможет команде научиться взаимодействовать в новом составе.

Рассмотрим, как провести процесс онбординга правильно, чтобы учесть требования и не допустить ошибок.
Платформа для онлайн‑обучения сотрудников
Мы создали решение, которое помогает коллегам учиться и практиковаться. Это означает лучшее обслуживание клиентов, больше закрытых сделок и больше вовлеченных сотрудников
Идеи по организации онбординга: чеклист, презентация компании, документы и обратная связь
Как воплотить все это в жизнь и ничего не пропустить? Специалисты Oracle дают такие рекомендации:
1. Организовать чеклист осваивания новеньким важных знаний и умений. В чеклист вносится весь инструментарий компании, обязательный для освоения новым сотрудником. Сотруднику необходимо будет сдать мини-экзамен по каждому пункту. Разные сотрудники, взаимодействующие с новеньким, могут отмечать прогресс, комментировать и делать пометки. Ведение такого чеклиста поможет не пропустить ничего важного и держать руководство в курсе прогресса новенького.
2. Подготовить презентацию компании, в которой будет описание корпоративной культуры, традиции, все необходимые данные о компании.
3. Открыть для сотрудника документы компании, необходимые для его работы.
4. Обеспечить новому сотруднику инструменты для обратной связи со специалистами по каждому вопросу, с которым он может столкнуться.
Наладьте коммуникацию с сотрудником
Что касается перечня мероприятий для адаптации сотрудника, можно использовать следующий чеклист:
1. Заранее сообщите о точной дате и времени выхода на работу. При этом важно не забыть сообщить об удобном маршруте, местах парковки, принятом в компании дресс-коде или рекомендуемой форме одежды для первого дня
2. Проведите с новичком доверительную беседу о его хобби и биографии. Напишите письмо для всей компании, в котором отметьте некоторые привлекательные пункты биографии. Это поможет быстрее найти точки соприкосновения при знакомстве нового сотрудника с коллективом. Во многих компаниях есть практика рассылать Welcome email, если вы ещё не практикуете это — примите во внимание.
3. Подготовьте рабочее место заранее. Убедитесь, что установлено все необходимое ПО, настроены доступы к принтерам, есть доступ к зарядке для телефона. Соберите комплект канцтоваров и всего необходимого для работы: визитки, ручка, карандаш, блокнот, бумага для записей, степлер, скрепки.
4. Создайте новенькому электронную почту и добавьте его ко всем необходимым корпоративным рассылкам.
5. Заведите новичку аккаунты в используемых компанией инструментах и платформах.
6. Составьте список совещаний с участием нового сотрудника заблаговременно.
7. Составьте расписание сотрудника на первую неделю и вышлите в первый день работы.
Помогите сотруднику адаптироваться к новому графику
8. Заблаговременно составьте график тренингов для нового сотрудника. Грамотно составить обучающую программу для новенького помогает качественная оценка сотрудников во время собеседований и разработанная в компании обучающая программа для адаптации. Вышлите график обучения в первые дни работы сотрудника.
9. Проведите мини-праздник, чтобы отметить первый рабочий день нового сотрудника и представить его команде.
10. Составьте план первого рабочего назначения для нового сотрудника.
Идеальный первый день на новом месте
Что желательно сделать и учесть в первый рабочий день?

Важно:
    1. Ознакомить с расположением кухни, туалетов, принтеров, запасов бумаги, необходимых расходных материалов.
    2. Провести экскурсию по офису.
    3. Показать, где находится аптечка.
    4. Объяснить отношение в компании к курению и показать места для курения.
    Полезно:
    1. Сверить с бухгалтерией полноту пакета документов по новому сотруднику.
    2. Разослать письмо о новом сотруднике, познакомить сотрудника с коллегами и с ключевыми лицами компании.
    3. Ознакомить сотрудника с принятыми в компании процедурами: подключения проекторов, резервирования переговорной комнаты, обращения к системному администратору и подобное.
    4. Устроить праздник в честь нового сотрудника.
    Будет уместно:
      1. Взять новичка на ланч с ключевыми лицами команды и обсудить стратегию его должности.
      2. Показать расположение ближайших мест для питания.
      2. Помочь приступить к первой задаче, которая вошла в план задач на первую неделю.
      Первый день очень важен: он часто становится решающим, когда сотрудник задаёт себе вопрос «остаться или уйти». В нашем блоге можно найти идеи по геймификации онбординга и мотивации — это поможет задержать новенького надолго и помочь ему стать вовлечённым и эффективным.
      Начните сегодня
      Clevio - простая платформа, которая помогает коллегам учиться и практиковаться. Это означает лучшее обслуживание клиентов, больше закрытых сделок и больше вовлеченных сотрудников
      Нажав на кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности